Rituels d'accompagnement

Le programme EIG s'organise suivants plusieurs axes d'animations et d’événements. Cette page décrit les différents rituels et leurs fréquences.

Bootcamp

Fréquence

1 fois en début de promotion, durée d'une semaine.

En début d'année, lorsque les entrepreneurs rejoignent le programme et après quelques jours dans leur organisme d'accueil, nous organisons une semaine d'intégration. C'est l'occasion que chacun fasse connaissance avec ses collègues, découvre l'accompagnement proposé par le programme, présente les premières problématiques auxquelles ils vont s'attaquer.

Séminaires hors-les-murs

Fréquence

2 fois lors d'une promotion, 2 jours.

Deux séminaires « hors-les-murs » sont organisés au cours d'une promotion : le premier à mi-parcours et le deuxième quelques semaines avant la fin de la promotion. D'une durée de 2 jours, nous nous retrouvons dans un lieu en dehors de Paris pour accélérer les défis, collaborer, parler stratégie et souder la promotion.

Sessions plénières

Fréquence

1 fois par mois, le jeudi, journée entière.

À raison d'une journée par mois, nous regroupons tous les défis en un même lieu. C'est l'occasion pour nous d'aborder une thématique (cadre juridique, documentation, communication) avec une alternance d'ateliers, de présentations et de temps de travail. Nous commençons ces journées par un standup, où chaque défi présente pendant 1 minute chrono ses avancées. Nous prévoyons lors de ces journées de nombreuses pauses pour faciliter les échanges informels entre défis. En fin de journée, nous décompressons autour de verres entre amis.

Ces sessions permettent :

  • d'assurer des synergies techniques et méthodologiques (entre défis et compétences) ;
  • de souder la promotion des EIG et des mentors, et s'ancrer dans la communauté « numérique et État ».

Sessions de coaching

Fréquence

Tous les 10 jours environ, de 30 minutes à quelques heures.

Chaque défi a une personne référente au sein de l'équipe d'accompagnement du programme. La personne référente est le point de contact privilégié avec l'équipe du programme. Elle prend des nouvelles de chaque défi régulièrement, par le biais d'appels téléphoniques ou de rendez-vous physiques.

Ces sessions sont un appui technique, opérationnel, de médiation/facilitation pour la bonne réussite du défi.

Rétrospectives hebdomadaire asynchrones

Fréquence

Toutes les semaines, le vendredi.

L'équipe du programme EIG est en capacité de suivre l'avancement de chaque défi de manière hebdomadaire par le biais des personnes référentes, mais les autres défis non. Pour pallier à cette asymétrie d'informations, nous avions besoin d'un outil avec plusieurs contraintes : la possibilité de partager sa rétrospective de manière asynchrone, constituer des archives de ces rétrospectives et faciliter la lecture des autres rétrospectives (les autres défis se déroulant dans d'autres administrations, ceci ne laisse la place qu'à un rapide temps d'attention).

Nous n'avons pas trouvé d'outils se rapprochant de notre besoin sur le marché et nous avons évalué que le développement d'un tel outil prendrait quelques jours. C'est ainsi que nous avons créé Bulletins, notre outil de rétrospective hebdomadaire, disponible en tant que logiciel open source. En interne, cet outil s'appelle « Ma Semaine ».

Outils de communication

Pour accompagner les défis, partager les nouvelles du programme et dialoguer entre collègues, nous utilisons plusieurs outils de communication décrits dans une page dédiée.

Gazette

Fréquence

Toutes les semaines, le lundi.

Tous les lundis, l'équipe de coordination partage par e-mail sur la liste de diffusion les nouvelles de la semaine à venir : événements, informations à diffuser, bonnes nouvelles etc.

Tiers lieu

Le programme EIG dispose d'un tiers lieu. Plus d'information sur la page tiers lieu.

Pour plus d'informations voir le document de présentation du programme d'accompagnement